Prestar el servicio
Crear y proteger cuentas, ejecutar módulos, almacenar datos y entregar las funciones contratadas.
Vigente desde el 10 de agosto de 2026
Política de privacidad
Esta política explica de forma directa qué información trata SD Invoice, por qué la necesita y cómo podés solicitar acceso, corrección, supresión o revocación.
1.Responsable y alcance
Structa Defense, operador del producto SD Invoice en Costa Rica, es responsable del tratamiento relacionado con cuentas, contratación, soporte, seguridad y operación del servicio. Podés contactarnos en info@structadefense.com.
Cuando una empresa cliente introduce datos de sus clientes, proveedores, colaboradores u otras personas para emitir comprobantes o gestionar su operación, esa empresa determina el propósito de esos datos y SD Invoice los procesa para prestarle el servicio. Las consultas sobre el contenido de un comprobante deben dirigirse primero a la empresa que lo emitió.
Esta política se interpreta junto con nuestros Términos de servicio y la Ley 8968 de Costa Rica.
2.Información que tratamos
La información concreta depende de los módulos que la empresa utilice. Puede incluir:
- Cuenta y contacto: nombre, correo, teléfono, credenciales protegidas, rol, invitaciones y actividad de acceso.
- Empresa y configuración fiscal: razón social, identificación, actividades económicas, dirección, sucursales, terminales, consecutivos y datos de contacto.
- Facturación y operación: clientes, proveedores, productos, CABYS, comprobantes, gastos, cobros, inventario, contabilidad y demás datos introducidos en los módulos contratados.
- Firma y comunicación tributaria: certificado criptográfico, contraseña cifrada, usuario tributario, documentos XML y respuestas del Ministerio de Hacienda.
- Soporte: mensajes, archivos y contexto que la persona decide compartir para resolver una consulta.
- Datos técnicos: dirección IP, fechas, navegador o agente, rutas solicitadas, identificadores de sesión, eventos de seguridad, errores y registros de auditoría.
Recibimos estos datos directamente de usuarios y administradores, mediante archivos importados o la API, desde mensajes enviados al soporte y, cuando corresponde, de respuestas de Hacienda o correos de gastos configurados por la empresa.
3.Para qué usamos la información
Procesar comprobantes
Validar, firmar, enviar y consultar documentos electrónicos siguiendo las instrucciones de la empresa.
Comunicar y dar soporte
Enviar documentos o avisos operativos, responder consultas y diagnosticar comportamientos reportados.
Proteger la plataforma
Autenticar accesos, aplicar permisos y límites, investigar incidentes y preservar registros de seguridad.
Administrar la relación
Gestionar planes, uso, pagos, solicitudes, cancelación y cumplimiento de los términos.
Cumplir obligaciones
Atender requerimientos legales válidos, conservar evidencia y ejercer o defender derechos.
Mejorar el producto
Analizar errores y funcionamiento con información proporcional y, cuando sea viable, agregada o anonimizada.
El tratamiento se apoya, según el caso, en el consentimiento informado, la ejecución del contrato solicitado, obligaciones legales y la necesidad de proteger el servicio y a sus usuarios. Los campos marcados como obligatorios son necesarios para crear la cuenta, configurar la empresa o ejecutar la función solicitada; si no se suministran, esa operación no podrá completarse. Los datos opcionales pueden omitirse.
4.Con quién se comparte
No vendemos datos personales. Solo comunicamos información cuando es necesaria para prestar el servicio, cumplir una instrucción de la empresa o atender una obligación válida:
- al Ministerio de Hacienda y a los receptores de comprobantes, dentro del flujo fiscal solicitado;
- a proveedores que soportan infraestructura, almacenamiento, correo y funciones técnicas, bajo acceso limitado a su tarea;
- a personal o contratistas autorizados que necesiten intervenir en soporte, seguridad u operación y estén sujetos a deberes de confidencialidad;
- a autoridades, tribunales o terceros cuando una norma, orden válida o defensa de derechos lo requiera;
- en una reorganización corporativa, con medidas de confidencialidad y continuidad de las obligaciones aplicables.
Si un proveedor procesa información fuera de Costa Rica, procuramos controles contractuales y técnicos apropiados para el servicio y el riesgo. La empresa cliente es responsable de contar con autorización para cargar y comunicar datos personales de terceros a través de SD Invoice.
5.Conservación, respaldos y seguridad
Conservamos la información mientras la cuenta se encuentre activa y durante los períodos adicionales necesarios para prestar el servicio, atender solicitudes, resolver disputas y cumplir obligaciones contractuales, fiscales o legales. No aplicamos un único plazo a todos los datos porque los comprobantes, registros de seguridad, soporte y datos opcionales tienen finalidades distintas.
Cuando la información deja de ser necesaria, se elimina o anonimiza si no existe una obligación de conservación. Los respaldos cifrados tienen un ciclo de retención separado: una eliminación puede reflejarse de forma progresiva conforme las copias expiran o se reemplazan, salvo que deban preservarse por seguridad o mandato legal.
Aplicamos medidas como HTTPS, aislamiento por empresa, roles, límites de acceso, cifrado de credenciales fiscales, almacenamiento controlado, registros operativos y respaldos cifrados. Ningún sistema es infalible; por eso mantenemos procedimientos de recuperación y respuesta. Consultá el detalle en Seguridad.
6.Tus derechos y cómo ejercerlos
Podés solicitar acceso a tus datos personales, conocer su tratamiento, pedir la rectificación de información inexacta, solicitar la supresión cuando proceda y revocar el consentimiento para tratamientos que dependan de él. La revocación no invalida el tratamiento realizado antes de recibirla ni las obligaciones de conservación aplicables.
Enviar una solicitud
- Escribí a info@structadefense.com con el asunto “Solicitud de privacidad”.
- Indicá tu nombre, empresa relacionada, derecho que querés ejercer y la información suficiente para ubicar los datos.
- Podemos pedir una verificación razonable de identidad y representación para no entregar o modificar datos de otra persona.
Responderemos dentro de los plazos y condiciones previstos por la normativa aplicable. Si los datos fueron introducidos por una empresa cliente y esa empresa controla la relación con la persona, podremos remitirle la solicitud y colaborar con su atención.